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关于2018年度全市城建档案管理执法监督检查情况的通报(威住建通字〔2018〕93号)

发布日期:2018-09-06 17:21:04 访问次数: 信息来源:威海市住房和城乡建设局 字号:[ ]


各区市住建局,国家级开发区建设局,南海新区建设局,各有关单位:   

  按照2018年度威海市住建局有关行政执法监督管理的部署和要求,受市住建局委托,市城建档案馆8月15日至17日对全市城建档案管理工作进行了执法监督检查,检查采取听工作汇报、查阅有关文件资料、随机抽查核对台帐、查看馆库现场和有关软硬件运行、座谈交流等方式。现将有关情况通报如下:

  一、基本情况  

  (一)机构建设、人员配置情况。目前,文登区、荣成市、乳山市设有专门城建档案管理机构并落实了专职人员;环翠区、临港区正在申请设立城建档案管理机构,环翠区、高区、经区、临港区、南海新区落实了兼职机构和人员履行城建档案管理职能。   

  (二)法规和规章制度制定情况。文登区、荣成市以地方政府名义出台了城乡建设档案、地下管线工程档案管理办法。乳山市已完成管理办法的起草及本系统的意见征询工作,正在准备提交政府法制部门进行审核,通过立法程序适时颁布执行。各级城建档案管理机构陆续出台了一批城建档案管理规范性文件,并结合工作实际,对原有制度规范定期修订完善,确保城建档案管理的制度化、规范化和标准化。建立健全了一批档案归档、保管、安全、利用的规章制度和工作流程。   

  (三)建设工程档案“两书一证”制度的执行情况。建设工程档案报送“两书一证”制度全市基本执行到位,纳入并履行了建设项目管理程序,在办理施工许可及备案手续时有效把关,确保了工程竣工档案有效归集到位。并列为建筑市场信用体系、房地产开发企业信用评价体系的指标。全市建设工程“四位一体”档案归集基本到位,为服务城市规划、建设和管理发挥了重要作用。

  (四)档案报送和移交业务指导情况。各级城建档案管理机构,开展了定期培训等多种方式的业务指导工作。环翠区编印了《威海市环翠区建设工程竣工档案归档管理服务手册》,对前来办理档案预验收的单位给予一对一的指导。文登区编印了《文登区建设工程竣工档案验收工作手册》,并于每月26日对新签订移交责任书单位的档案管理人员进行培训。荣成市修订了《荣成市建设工程档案验收工作手册》,并组织对市域内有在建项目的建设单位进行声像档案在线报送集中培训,在城建档案信息网站上开辟“网上咨询”模块,组建了城建档案微信交流群,开展了老旧工程档案催缴工作。乳山市编制了《乳山市城建档案工作手册》,在乳山市住建局网站服务指南挂贴《乳山市建设工程档案归档范围及要求》,同时做好即时咨询服务及施工现场检查指导。高区编印了《建设工程竣工档案归档管理文件汇编》和《归档接收办事指南》,采取集中培训与现场检查指导相结合的办法;开展了老旧工程档案催缴工作。经区编印了《威海经区建设工程档案验收工作手册》,利用建设单位工程开工前移交图纸审查资料环节,对建设单位开展一对一培训,另外采取QQ群进行有效的沟通。临港区对新签订责任书的单位采取电话通知一对一的方式进行指导和培训。

  (五)地下管线普查测绘建档情况。全市坚持开展地下管线普查测绘和补测补绘工作。环翠区自2018年初启动地下管线补测补绘工作以来,已经完成了5个住宅小区、66公里外业数据实测工作,根据计划安排,地下管线补测工作将于12月中旬完成168公里。荣成市2018年完成城市地下管线动态测绘项目412公里。乳山市2018年计划完成地下管线的补测补绘1200公里,截止目前已经完成722公里。目前,全市共测绘地下管线数据22300多公里。

  (六)信息化建设情况。2014年以来,文登区、荣成市、乳山市陆续申报实施了“智慧城建档案项目”,建设和升级了地下管线信息系统、城建档案归档系统等。文登区、荣成市实施了地下管线二维、三维可视化应用系统建设,乳山市正在开展地下管线二维、三维可视化应用系统建设。目前,全市录入到地下管线信息系统的数据达到2.1万多公里。“威海市智慧城建档案管理平台”被中国地理信息产业协会评为“2016年中国地理信息产业优秀工程铜奖”。

  (七)馆库建设和管理情况。目前,环翠区新馆正在筹建中,预计建成后馆库面积达到1270平方米,计划2018年底完成主体封顶;文登区馆库面积达到711.3平方米;荣成市馆库面积达到1790 平方米,正在筹建新馆;乳山市馆库面积达到1100平方米;经区馆库面积达到1695平方米;高区馆库面积500平方米;临港区馆库面积225平方米;南海新区馆库面积80平方米,档案库房正在招标建设并计划于10月底完成城建档案库房改造,改造后面积预计382平方米。

  (八)馆藏档案数字化情况。全市持续开展馆藏档案数字化作业,文登区目前已完成馆藏档案数字化11511卷;荣成市档案信息化完成档案数据加工1.1万卷;乳山市已完成市区馆藏档案数字化,正在开展滨海新区1万卷档案数字化,目前已完成8450卷;高区馆藏档案数字化正顺利实施;经区已完成馆藏档案数字化作业。

  (九)声像档案采集情况。文登区落实专人,利用航拍无人机等数码设备,围绕重点项目、环境整治、农房改造、为民办实事等进行声像采集和归档。经区购置了航拍无人机,已完成了对18个棚改村的航拍。荣成市利用航拍无人机、单反相机,以馆为主体,跟踪拍摄城建重点区域开发、城建重点工程、美丽乡村、棚户区改造等声像档案,并在全省率先建设了工程声像档案在线报送系统,提高了声像档案的归集率,被列为当地政府重点创新工作。   

  (十)各类城建档案数据提交情况。环翠区提交了312卷、55.73千兆工程竣工档案数据,其中含8.84公里地下管线数据;文登区提交了地下管线普查测绘数据3666公里,专题声像数据1777 千兆;高区提交了馆藏档案数字化数据4400卷、1400千兆;经区提交了3个工程地下管线竣工测绘数据;荣成市提交了地下管线普查测绘及补测补绘数据5036公里;乳山市提交了地下管线普查测绘数据2998公里,馆藏档案数字化数据9078卷、1437千兆,工程竣工档案数据1262卷、185千兆。

  (十一)档案服务和利用情况。各级城建档案管理机构不断改进服务方式,拓宽服务渠道,积极主动为社会各界提供档案查询利用。文登区在国家园林城市、节水城市等评选和复核中提供了一批文字和声像档案;荣成市围绕多个重点工程制作了一系列专题片,参与完成了各类画册的编纂,协助央视节目组拍摄《中国影像方志》节目。   

  二、存在问题  

  1.机构建设和人员配置方面。目前,全市普遍存在城建档案管理人员不足的情况。乳山市馆只有两名工作人员;高区、经区以前设有城建档案管理机构但后来撤并,职能分流到其他科室,人员不足;环翠区、临港区、南海新区尚未设立独立的城建档案管理机构,职能暂由其他科室代管,人员不足。有的开发区城建档案管理体制需要进一步理顺。2.规范性文件制定方面。乳山市的城建档案管理办法和地下管线工程档案管理办法需要抓紧修订制定发布;各级城建档案管理机构都需及时调整、完善和出台相应的内部管理制度、工作流程和业务手册。3.各类城建档案归集管理方面。工程档案“四位一体”接收尚未完全落实,纸质档案、电子档案验收和接收较好,声像档案、地下管线档案验收和接收欠缺。园林、市政等基础设施工程档案的收集力度需要加大。有关管理单位的业务技术档案资料移交不够到位,城建档案行政执法力度还不够。4.档案报送和移交业务指导方面。有的城建档案管理机构没有制定建设工程档案归档的标准,对档案从业人员的培训偏少,培训方法有待更新。有的没有从工程初期就进行跟踪指导,有的对档案从业人员变动情况不能及时掌握,给后期业务指导带来被动。5.地下管线普查测绘建档方面。地下管线测绘建档需进一步跟上城市扩张速度,需进一步扩大普查测绘覆盖面。有的尚未建立地下管线动态补测补绘机制,不能实时更新地下管线数据库。6.信息化建设方面。威海市智慧城建档案管理平台需要进一步提高运行和使用效率。有的在信息系统建设上还有差距。有的馆藏档案数字化需加快速度。有的馆藏档案数字化还没有开展。7.馆库建设和管理情况。有的馆库建设面积尚未达到国家规定标准,有的馆库设施配置、日常安全管理不够规范。难以适应档案存放需要。有的对入库档案格式不统一,不利于档案后期的查询利用。8.声像档案管理方面。有的在声像档案采集人员配备、采集范围、采集方法等存在不少差距,跟不上工作发展形势。9.档案服务和利用方面。档案服务和利用方式方法需要进一步改进。   

  三、下步措施   

  (一)加强机构、队伍和制度建设。国家有关文件规定,不得弱化城建档案管理机构、减少工作人员或将档案工作职能分流到其他部门和单位。环翠区、高区、经区、临港区、南海新区要按照国家有关文件规定,尽快报请批准设立“城建档案管理处(或办公室、科)”,建立健全城建档案馆(室),配备具有档案、工民建、测绘、计算机、声像等专业的人员3人以上。各级城建档案管理机构要进一步梳理城建档案管理权力事项以及各项业务工作,修订和出台管理制度、工作流程和业务手册。乳山市要抓紧修订出台城建档案管理办法、制定出台地下管线工程档案管理办法。

  (二)加强各类城建档案归集管理。各级城建档案管理机构要严格执行工程档案“两书一证”制度,认真履行建设项目管理程序,落实工程项目模块化工作流程,把好施工许可、验收备案、房屋登记3个环节,确保工程档案归集到位。要严格执行建设工程档案“四位一体”归集制度,按照我市统一技术标准和要求,把建设工程(包括建筑、道路、桥梁、地下管线)的纸质档案、电子档案、声像档案和地下管线测绘成果同时归集,确保建设工程档案的真实性、完整性和准确性。要定期督促建设系统各专业管理单位移交行政审批、验收备案、设计审查、招投标等档案。要制定年度城建档案业务指导计划并实施。

  (三)搞好地下管线普查测绘建档。环翠区、文登区、荣成市、乳山市、高区要按计划完成各自的城区间、市政道路、老旧住宅小区、开发区地下管线普查测绘和补测补绘项目,南海新区要尽快启动地下管线普查测绘项目,经区、临港区要积极申请财政专项资金开展地下管线普查测绘工作。各区市、国家级开发区、南海新区建设主管部门及其城建档案管理机构要通过召开管线权属单位会议、查阅工程竣工资料等多种形式,围绕市政道路、城区间道路、老旧住宅小区、厂区、新开发区域等进行摸底调查,制定年度地下管线普查测绘或补测补绘计划并组织实施。

  (四)加强城建档案信息化建设。要按照市域一体、统一架构、共建共享、动态更新、便捷服务的原则,升级和完善“威海市智慧城建档案管理平台”。环翠区、临港区、南海新区要与平台连通专线,安装客户端,直接开展内部数据作业和外部查询利用服务。荣成市、文登区、乳山市要与平台接通专线,及时交换和共享数据。各级城建档案管理机构都要继续推进智慧城建档案项目,按计划完成2018年馆藏档案数字化任务。各级城建档案管理机构要按要求将各自的纸质档案数据、声像档案数据、地下管线数据等3大类数据提交市馆录入“威海市智慧城建档案管理平台”,做到大数据共享和备份。   

  (五)加强声像档案采集和管理。各级城建档案管理机构要配备声像采集、编辑器材和设备,落实专职或兼职工作人员(或通过购买社会服务的方式解决),在搞好工程声像档案验收的同时,制定声像档案年度工作计划,重点围绕新建工程和新开发区域、旧村和老旧住宅小区改造、历史建筑、特色小镇、美丽乡村、传统村落、铁路沿线环境综合治理、海绵城市、地下综合管廊等,积极主动地采集、整理和保存城乡建设声像资料,制作各类专题片,不断丰富城乡建设影像和图片资料库。   

  (六)搞好档案服务利用和馆库建设。各级城建档案管理机构要通过建设网站定期公布管理动态、政策法规、档案目录、“两书一证”核发等内容;要利用微信、短信等提醒全社会查询地下管线工程档案和数据;要热情接待来馆查询的单位和个人,严格遵守保密规定,档案原则上不外借,应按程序出具复制件。环翠区要完成新馆建设、荣成市要启动新馆建设,南海区要完成新馆房改造,文登区、高区、乳山市、临港区要按国家规定标准增加馆库面积。   

  (七)开展档案安全风险隐患排查治理。各级城建档案管理机构要按照省厅和市档案局的要求,排查治理重点为6个方面,即法律政策执行风险治理,制度安全风险治理,资源安全风险治理,档案实体管理风险治理,档案信息管理风险治理,档案保密、开放与利用风险治理等。要逐一列出问题排查清单,逐一提出管控治理措施,建立整改台帐,实行隐患治理登记销号制度,做到即知即改,立行立改,把一切风险控制在隐患形成之前,把一切隐患消灭在事故发生之前,努力确保档案安全万无一失。   

  (八)搞好执法监督检查和从业人员的业务指导工作。各级城建档案管理机构要定期开展执法监督检查活动。同时,各级建设行政主管部门在组织建筑市场、房地产市场等执法检查时,要把工程档案管理作为内容之一。要实施好建筑市场信用体系、房地产企业资信评价体系中涉及工程档案管理的扣分内容,督促建设单位、施工单位等加强档案归档和移交工作。要充分运用《建设工程质量管理条例》赋予的行政处罚权力,搞好“双随机、一公开”工作,严肃查处城建档案违法行为。各区市、国家级开发区要对本辖区内的省级开发区、新开发区域实行城建档案集中统一管理,抓好各项督导检查。要根据实际情况,加强对城建档案从业人员的业务指导,做到标准统一,提高从业人员的业务水平。

  (九)搞好城建档案工作评价考核工作。各级城建档案管理机构要按照省厅和市局的要求,开展城建档案管理工作评价和考核工作,围绕组织领导、制度建设、业务指导、档案收集等15个测评项目、百分制评价考核标准(优秀90分以上、合格80-90分、基本合格65-80分、不合格65分以下4个等级),逐条逐项进行梳理,明确任务,落实责任,开展自查,争取达标。评价和考核情况,由市局进行通报。 各区市住建局,国家级开发区建设局,南海新区建设局,各有关单位要根据此次通报内容制定整改方案,逐项落实,认真整改。整改方案请于10月10日前报市城建档案馆,联系人:谭淑红,联系电话:5216948。




                                                 威海市住房和城乡建设局

                                                   2018年9月6日





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